ProsedurPenemuan Kembali Arsip yang di Simpan 1. Teliti arsip yang diminta 2. Isi bon peminjaman 3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan 4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip 5. Ambil arsip yang diminta 6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil 7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan 2.

Prosedur penyimpanan arsip antara lain pengumpulan warkat, memeriksa tanda-tanda pelapasan, penetapan indeks, pemberian kode warkat, Nama NIS Tanggal LEMBAR PENILAIAN LP 1 PRODUK 1. Sebutkan tugas-tugas kearsipan ! 2. Sebutkan 5 sistem penyimpanan arsip ! 3. Bagaimana cara pemeliharaan arsip secara fisik ? 4. Apa yang dimaksud pendistribusian warkat ? Kunci LP Produk 1. Sebutkan tugas-tugas kearsipan !  Penciptaan arsip  Pendistribusian arsip  Penyimpanan arsip  Penggunaan atau pengolahan arsip  Pemeliharaan dan pengamanan arsip  Penyusutan arsip  Pemusnahan arsip 2. Sebutkan 5 sistem penyimpanan arsip ! 1. Sistem Abjad Alphabetical Filing System 2. Sistem Masalah Subject Filing System 3. Sistem Nomor Numeric Filing System 4. Sistem Tanggal Choronologic Filing System 5. Sistem Wilayah Geographic Filing System 3. Bagaimana cara pemeliharaan arsip secara fisik ?  Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan ventilasi yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.  Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.  Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.  Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. 4. Apa yang dimaksud pendistribusian warkat ? kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. LEMBAR PENILAIAN LP 2 PROSES Proses Melaksanakan presentasi tentang tugas-tugas kearsipan yang telah didiskusikan. Peserta didik akan diamati dari segi a. Komunikasi b. Sistematika penyampaian c. Wawasan d. Keberanian e. Gesture tubuh f. Penilaian masing-masing Prosedur 1. Guru mengintruksikan kepada siswa untuk menghitung urut dari 1 sampai dengan 5 untuk menentukan pembagian kelompok. 2. Tugasi siswa untuk mengerjakan persiapan materi yang akan dipresentasikan. 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. Siswa diijinkan mangakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Proses No . Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimu m Skor Assesment Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru 1. Persiapan  Kemampuan menguasai materi presentasi  Kemampuan berkomunikasi dalam menyampaikan materi 10 10 2. Etika Presentasi  Nada Suara  Kejelasan  Pengucapan konsonan dan vokal  Pengaturan napas  Ketenangan dalam bicara / tidak terburu-buru  Gesture tubuh  Berpenampilan rapi dan sopan 5 5 5 5 5 5 5 3. Sistematika Penyampaian  Pembukaan presentasi  Penyampaian judul presentasi  Penyampaian materi  Penguasaan wawasan atau materi  Kemampuan menjawab pertanyaan dari audiens 5 5 10 10 10 JUMLAH 100 Malang, April 2017 Siswa Guru Mata Pelajaran ... Dina Camila, NIM. 1501412607181 Mengetahui, Dosen Pembimbing Drs. H. Mohammad Arief, NIP. 196312131990011001 Prosedur 1. Disediakan LCD untuk media presentasi 2. Siswa ditugasi untuk meresume atau merangkum hasil diskusi 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Psikomotor No . Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum Skor Assesment Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru 1. Menyiapkan rangkaian prosedur presentasi 20 2. Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok 20 3. Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur presentasi 20 4. Mengidentifikasikan keterampilan penyampaian materi pada saat presentasi 20 5. Berbicara dengan ramah, tegas, hangat, bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan audiens 20 JUMLAH 100 Malang, April 2017 Siswa Guru Mata Pelajaran ... Dina Camila, NIM. 1501412607181 LEMBAR PENILAIAN LP 4 PENGAMATAN PERILAKU Siswa Kelas Tanggal Petunjuk Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini D Memerlukan perbaikan C Menunjukkan kemajuan B Memuaskan A Sangat baik Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No Rincian Tugas Kinerja RTK Memerlukan perbaikan D Menunjukkan kemajuan C Memuaskan B Sangat baik A 1 Teliti, tekun, cekatan 2 Jujur 3 Sopan santun 4 Disiplin 5 Dapat dipercaya 6 Beretiket 7 Kreatif-inovatif 8 Bersikap menyenangkan Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran Dina Camila, NIM. 1501412607181 LEMBAR PENILAIAN LP 5 FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL Petunjuk Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini D Memerlukan perbaikan C Menunjukkan kemajuan B Memuaskan A Sangat baik Format Pengamatan Keterampilan Sosial No Rincian Tugas Kinerja RTK Memerlukan perbaikan D Menunjukkan kemajuan C Memuaskan B Sangat baik A 1 Bertanya 2 Menyumbang ide atau pendapat 3 Menjadi pendengar yang baik 4 Komunikasi Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran Dina Camila, NIM. 1501412607181 LAMPIRAN Materi Pembelajaran Tugas-Tugas Kearsipan 1. Penciptaan Arsip creation, yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management. 2. Pendistribusian Arsip Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan. b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah Unit Kerja. Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah Unit Kerja. c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab 3. Penyimpanan arsip Prosedur Penyimpanan Arsip a. Pengumpulan warkat kumpulkan pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip. b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas. c. Penetapan indeks Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang berlaku. d. Pemberian kode warkat Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan. e. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan. f. Penyimpaanan dan penataan warkat Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku. Terdapat 5 lima sistem penyimpanan arsip antara lain 1. Sistem Abjad Alphabetical Filing System 2. Sistem Masalah Subject Filing System 3. Sistem Nomor Numeric Filing System 4. Sistem Tanggal Choronologic Filing System 5. Sistem Wilayah Geographic Filing System Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip  Menentukan jenis surat yang di butuhkan  Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.  Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.  Menyerahkan arsip kepada peminjamnya. 4. Penggunaan atau Pengolahan Arsip Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu. 5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara  Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan ventilasi yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.  Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.  Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.  Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. Pengamanan arsip Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip. Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip a. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain  Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi. b. Penyerahan arsip Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut  Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/ organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.  Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.  Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun. a. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi. b. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak. 7. Pemusnahan Arsip Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan Cara a. Pembakaran Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan sempurna sudah jadi abu b. Pencacahan Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu. c. Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia yang digunakan biasanya soda api di atas tumpukan arsip. SOAL PILIHAN GANDA Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang X pada huruf a, b, c, d atau e pada lembar jawaban. 1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali…… a. Sistem Abjad Alphabetical Filling System b. Sistem Perihal Pokok Isi Surat c. Sistem Nomor d. Kartu indeks e. Sistem Wilayah 2. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan .... a. Pengkodean b. Penampungan c. Penelitian d. Penyimpanan e. Penyortiran 3. Proses menentukan kata tangkap caption dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut .... a. Mengkode b. Menyortir c. Mengindeks d. Menyimpan e. Memeriksa 4. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut .... a. Unit b. Mengkode c. Mengabjad d. Caption e. Mengindeks 5. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu .... a. Pemisahan b. Masalah c. Pengelompokan d. Subjek e. Klasifikasi 6. Yang dimaksud dengan Sistem Wilayah adalah … a. Sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi. Nama orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. b. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. c. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat. d. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor. e. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. 7. Berikut yang bukan kelemahan dari system tanggal adalah … a. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan b. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad. c. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi. d. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan system ini. e. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip 8. Urutkanlah langkah-langkah penyimpanan arsip dalam system abjad berikut! 1. Penampungan 2. Pengindeksan 3. Penyimpanan 4. Penelitian 5. Penyortiran 6. Pengkodean a. 1-2-5-4-6-3 b. 1-4-6-2-4-5 c. 1-2-6-4-3-5 d. 1-4-2-6-5-3 e. 1-4-2-5-6-3 9. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip abjad adalah … a. Penampungan b. Penelitian c. Penandatanganan d. Pengindeksan e. Pengkodean 10. Yang bukan tugas-tugas kearsipan adalah … a. Pengindeksan b. Penciptaan c. Pendistribusian d. Penyimpanan e. Penyusutan KUNCI JAWABAN 1. D 2. D 3. C 4. C 5. E 6. C 7. C 8. D 9. C

Prosedurpenyimpanan arsip pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara terdiri dari pemeriksaan, penyortiran, dan penyimpanan arsip secara elektronik melalui aplikasi websitekhusus PT Kereta Api Indonesia (Persero). Penemuan kembali arsip dengan manual dan dengan komputer.
Prosedur peminjaman arsip adalah serangkaian metode yang dilalui serta dipatuhi ketika ingin melakukan peminjaman arsip. Prosedur ini diberlakukan untuk meminimalisir kemungkinan hilangnya arsip disebabkan oleh aktivitas peminjaman yang tidak disertai dengan administrasi sesuai tata tertib. Oleh sebab itu, petugas kearsipan akan menyediakan formulir secara khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam dengan out slip atau bon pinjaman. Prosedur peminjaman arsip yang baik dimulai dengan ketertiban para peminjam untuk mematuhi tata tertib peminjaman. Jika tidak, maka berbagai kemungkinan seperti kehilangan atau kerusakan arsip bisa terjadi. Untuk itu, berbagai pihak yang dilibatkan, baik peminjam dan pengelola arsip wajib mematuhi prosedur peminjaman yang baik dan benar. Mari simak ulasan lengkap berikut ini agar lebih memahami bagaimana langkah-langkah yang benar ketika meminjam arsip. Semua karyawan wajib mengetahuinya, baik yang bekerja di departemen kearsipan ataupun bukan. Salah satu jenis arsip yang kerap kali dibutuhkan adalah arsip aktif. Sering disebut dengan arsip dinamis aktif. Pengertian arsip aktif adalah arsip yang masih ada di kantor pemerintah baik itu organisasi kemasyarakatan maupun swasta sebab masih dipergunakan secara langsung baik itu untuk pelaksanaan maupun perencanaan. Untuk meminjam arsip aktif, peminjam harus melalui beberapa prosedur peminjaman arsip yaitu sebagai berikut Kejelasan materi yang diminta pihak pengguna Terdapat kecocokan pemberkasan yang digunakan untuk kepentingan pemberkasan jenis arsip Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan ketika pemberkasan jenis arsip dan kemantapan sistem indeks baik secara manual maupun mekanik Ketepatan serta kemantapan sistem klasifikasi Tersedianya tenaga yang mempunyai pengetahuan dan keterampilan yang memadai Pada umumnya, pengguna arsip saat meminta arsip menggunakan berbagai macam sebutan yang disesuaikan dengan yang diminta oleh petugas arsip. Semua itu haruslah cepat sehingga mampu menangkap maksud dari pengguna. Secara cepat pula bisa mengidentifikasi informasi guna menetapkan ide. Bon pinjaman atau out slip ialah selembar kertas yang isinya keterangan-keterangan yang bisa digunakan sebagai pengganti warkat maupun arsip yang telah dipinjam. Oleh sebab itu, bon pinkam out slip harus ditempatkan di tempat warkat maupun arsip yang dikeluarkan. Tata Cara Meminjam Arsip yang Baik dan Benar Prosedur peminjaman arsip adalah satu hal yang sangat pening sehingga benar-benar tepat dan aman. Supaya arsip-arsip yang dipinjam oleh pihak lain mudah diketahui, maka jumlah, tempat dan waktu harus dikembalikan. Petugas arsip harus menempuh tahapan sebagai berikut Pertama, mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditanda tangani oleh pihak peminjam. Selain itu, ada ketentuan yaitu Lembar pertama yang asli dijadikan pengganti arsip yang telah dipinjam dan ditempatkan di dalam folder. Biasanya, disebut dengan out slip. Jika dipinjam sebanyak 1 map, maka map pengganti arsip disebut dengan out folder sama hal nya juga ketika arsip yang dipinjam akan dipinjam oleh pihak lain, maka dalam hal ini harus dibuatkan on call card nya. Untuk lembar kedua, akan diberikan pada peminjam. Di lembar ketiga, akan dijadikan bukti arsip yang dipinjam oleh arsiparis. Tepat pada unit kearsipan, akan ditempatkan sebuah berkas peringatan yang disusun atas dasar tanggal pengembalian. Kedua, petugas harus melakukan pemeriksaan berkas setiap saat. Peringatan terhadap unit kearsipan dilakukan supaya arsip dikembalikan tepat waktu. Ketiga, pada waktu pengembalian arsip, yang harus diperiksa ialah apakah arsip masih dalam kondisi baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, maka harus diperbaiki, jika lewat jatuh tempo, maka peminjam harus diberi teguran. Keempat, menerima arsip bersamaan dengan bon pinjaman. Kelima, menempatkan kembali arsip di tempat penyimpanan semula dan mencabut out slip dari folder. Keenam, bon pinjaman yang diterima si peminjam dan yang dicabut dari folder bisa dirobek. Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan akan disimpan sebagai bahan pertimbangan guna menilai arsip, baik itu yang pasif atau semi pasif. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Selama Proses Peminjaman Arsip Berlangsung Di dalam perusahaan, peminjaman arsip biasa dilakukan oleh sesama rekan kerja di satu departemen, karyawan dari departemen lain dan oleh atasan. Selama proses ini berlangsung, sebaiknya tidak mengabaikan beberapa hal penting berikut Siapa pihak yang memiliki wewenang meminjamkan arsip Siapa pihak yang diperbolehkan untuk meminjam arsip Jangka waktu pinjaman Menentukan bagaimana tata cara meminjam arsip Dengan begitu, prosedur peminjaman arsip sudah bisa dikatakan benar dan efektif. Hal-hal yang tidak diinginkan bisa semakin dihindari, sehingga minim risiko. Seperti yang diketahui bersama, arsip adalah salah satu file penting bagi perusahaan dalam mengambil keputusan atau melakukan evaluasi. Oleh sebab itu, arsip tidak boleh rusak apalagi hilang. Selain melakukan penyimpanan yang baik, prosedur peminjaman juga harus jelas dan tegas. Maksudnya, setiap karyawan yang secara sengaja mengabaikan peraturan peminjaman arsip, maka berhak diberi sanksi. Semua demi terciptanya lingkungan kerja yang kondusif. Kewajiban Setiap Penerima Arsip yang Tidak Boleh Diabaikan Setelah berhasil mendapatkan arsip yang ingin dipinjam, penerima tentu memiliki beberapa kewajiban. Tanggung jawab utama mereka adalah merawat arsip dan mengembalikannya secara utuh tanpa ada kekurangan apapun, seperti ketika meminjam. Peminjam harus memastikan arsip senantiasa terawat dengan baik. Terhindar dari berbagai macam kerusakan, apalagi sampai hilang. Tujuan dari mempertahankan kondisi arsip tetap baik adalah melindungi informasi penting yang ada didalamnya. Jika memang berniat ingin meminjam dalam waktu yang lama, ada baiknya Anda melakukan scan dokumen untuk dicopy dalam bentuk file digital. Itu bisa dijadikan backup ketika arsip fisik mengalami kerusakan. Karena yang dipentingkan adalah informasinya, sehingga tidak salah apabila melakukan beberapa langkah untuk meminimalisir risiko. Seperti halnya melakukan scan dokumen dan menyimpan dalam format digital. Selain merawat, penerima arsip juga wajib mematuhi tenggat waktu kapan harus mengembalikan. Pada umumnya, tenggat waktu ini diputuskan ketika Anda meminjam arsip. Soal berapa lama, itu bisa dinegoisasikan dengan pihak kearsipan. Tips Menyimpan Arsip Dengan Aman dan Tetap Awet Bagaimana, apakah Anda sudah lebih paham tentang prosedur peminjaman arsip? Jika sudah, sekarang mari kita masuk pembahasan selanjutnya dan tidak kalah penting. Yaitu bagaimana tips menyimpan arsip agar tetap awet. Pertama, pastikan ruang penyimpanan arsip luas, terang dan bersih. Hindari penggunaan bahan yang mudah terbakar dan dimakan rayap. Kedua, pastikan ruangan berada jauh dari pengaruh banjir. Ketiga, jangan lupakan kelengkapan peralatan kearsipan. Sebut saja filing cabinet, rak, lemari gambar, roll opack yang bermutu tinggi dan memenuhi standar. Penggunaan lemari dan rak arsip yang terbuat dari bahan besi bisa menjadi pilihan terbaik. Jika ingin lebih kuat, gunakan bahan baja. Baja dikenal anti kebakaran, kokoh dan tidak mudah diserang karat. Demikianlah informasi mengenai prosedur peminjaman arsip. Agar tidak menimbulkan masalah, maka prosedur ini haruslah dipatuhi dengan seksama.
penggunaanjadwal pembuangan untuk menentukan kapan dan bagaimana berbagai jenis arsip harus disimpan. menyimpan berkas (fisik) pada lemari arsip (filing cabinet), map ordner, dan sebagainya Prosedur pemusnahan arsip dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) Membentuk panitia penilai arsip yang terdiri dari pimpinan unit
Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistemtis guna terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005 34-36, prosedur penyimpanan arsip merupakan langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut. a. Pemeriksaan dengan cara memeriksa setiap lembar surat untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap apa surat akan disimpan. c. Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan. d. Menyortir adalah mengelompokkan surat berdasarkan kata tangkap yang sudah ditentukan. e. Meletakkan surat sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Menurut Zulkifli Amsyah 2003 64-70, langkah-langkah pekerjaan penyimpanan terdiri dari kegiatan a. Pemeriksaan yaitu memeriksa surat untuk memperoleh kepastian bahwa surat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks yaitu menentukan kata tangkap apa surat akan disimpan. c. Surat akan tersimpan pada map dengan indeks yang sama. 24 e. Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan. f. Menyortir yakni mengelompokkan surat untuk persiapan penyimpanan. g. Menyimpan yaitu menempatkan arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. h. Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali sesuai kode klasifikasi. i. Menata arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah dipilih. Penyimpanan arsip memiliki langkah-langkah di antaranya pemeriksaan, pengindeksan, penataan pada map, pembuatan petunjuk silang, pemberian tanda pada kata tangkap, penyortiran, menyimpan pada peralatan penyimpanan, penataan kartu kendali pada kotak kartu kendali, dan penataan arsip dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang dipilih. Langkah-langkah penyimpanan arsip dilakukan untuk mempermudah penemuan kembali arsip yang nantinya akan disimpan. Menurut Ida Nuraida 2014 115, prosedur penyimpanan arsip terdiri dari beberapa tahapan di antaranya sebagai berikut. a. Pemerikasaan yakni memastikan terlebih dahulu apakah dokumen atau warkat sudah siap untuk disimpan. b. Pemberian indeks yakni memberikan kode klasifikasi pada kartu kendali. c. Membuat cross reference yakni membuat cara pencarian arsip dengan menggunakan komputer. d. Penyimpanan yakni menempatkan arsip dalam folder sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan. Menurut Dewi Anggrawati 2005 23, penyimpanan arsip diawali dengan kegiatan penerimaan bahan arsip, pengindeksan, dan penataan arsip. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut. a. Petugas penata arsip menerima bahan arsip yang terdiri dari surat beserta lampirannya, lembar disposisi, dan kartu kendali merah. b. Mencatat indeks surat pada kartu kendali dan mencatat pada kartu tunjuk silang apabila terdapat lebih dari satu pokok persoalan. c. Menata arsip pada folder yang memiliki kode dan pokok permasalahan yang sama. 25 Penyimpanan arsip memiliki inti kegiatan yakni menata arsip pada tempat penyimpanan. Penataan arsip dapat terlaksana dengan baik dan teratur apabila diawali dengan pemeriksaan terhadap arsip yang akan disimpan. Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang akan disimpan memang sudah siap untuk disimpan atau masih perlu dilakukan pengolahan. Arsip yang sudah siap untuk disimpan kemudian dilakukan pengecekan indeks, kode klasifikasi, isi ringkasan, dan pengolah yang tertera pada kartu kendali arsip. Arsip juga perlu digolongkan atau dipisahkan sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan dan kemudian ditata pada tempat penyimpanan yang digunakan. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta, bahwa penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut. a. Menyimpan arsip aktif disesuaikan dengan kartu kendali warna merah. b. Melakukan penyusutan arsip aktif menjadi arsip inaktif secara periodik. c. Pemindahan arsip aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif. d. Arsip aktif disusun dalam folder. e. Arsip inaktif diberkas dan di masukkan dalam box menurut urutan permasalahan. f. Box arsip inaktif ditempatkan di dalam rak arsip dan dibuatkan daftar pertelaan arsip. g. Memindahkan arsip yang sudah diinaktifkan beserta kartu kendali berwarna merah. h. Memindahkan kartu kendali berwarna putih ke tempat penyimpanan kartu kendali arsip inaktif. i. Penyimpanan arsip biasa dipisahkan dari arsip penting. j. Kotak kartu kendali untuk menyimpan kartu kendali arsip inaktif disusun menurut kode dan tahun. Peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah merupakan pedoman yang dianggap sah dan wajib dilakukan. Langkah-langkah dalam penyimpanan arsip dalam Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2010 tentang Pedoman 26 Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta, memiliki inti langkah-langkah penyimpanan arsip yang terdiri dari penyatuan kartu kendali warna merah dengan arsip aktif, penyusunan arsip aktif pada folder, penyatuan kartu kendali warna merah dengan arsip inaktif, penyusunan arsip inaktif pada box arsip, peletakan box arsip inaktif pada rak arsip, pembuatan daftar pertelaan arsip inaktif, pemindahan kartu kendali warna putih ke kotak kartu kendali arsip inaktif. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan, prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan suatu arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut. a. Memeriksa kartu kendali warna merah. b. Memeriksa lembar disposisi warna kuning. c. Membaca isi surat untuk mengetahui isi pokok permasalahan. d. Mencari kode klasifikasi pada pedoman klasifikasi. e. Membubuhkan kode klasifikasi pada kartu kendali. f. Membubuhkan pokok permasalahan pada kartu kendali. g. Membuat kartu tunjuk silang bila terdapat lebih dari satu pokok permasalahan yang terdapat pada surat. h. Memberi tanda pada pokok permasalahan yang terdapat pada kartu kendali melingkari/menggaris/menitik/lainnya. i. Mengelompokkan surat sesuai dengan kode klasifikasi atau pokok permasalahannya. j. Mengelompokkan surat untuk dipisahkan menjadi surat aktif dan surat inaktif. k. Menyertakan kartu kendali merah pada arsip aktif diklip/disetaples/lainnnya. l. Menyusun arsip aktif dalam map atau folder. m. Meletakkan map atau folder yang berisi arsip aktif dalam almari arsip. n. Mengelompokkan arsip inaktif sesuai dengan kode klasifikasi atau pokok permasalahannya. o. Menyertakan kartu kendali merah pada arsip inaktif diklip/disetaples/lainnnya. p. Menyusun arsip inaktif dalam box arsip. q. Meletakkan box arsip yang berisi arsip inaktif dalam rak arsip. r. Membuat daftar pertelaan arsip inaktif. s. Memindahkan kartu kendali berwarna putih ke kotak kartu kendali arsip inaktif.
Guideadalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guuide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.
Prosedur Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Tanggal Sistem penyimpanan sistem tanggal harus dilakukan dengan memperhatikan tanggal surat setiap surat yang masuk dan tanggal surat dari setiap surat yang akan dikirim ke luar. Ketelitian membaca tanggal, bulan, dan tahun dari setiap surat merupakan kunci keberhasilan sistem ini, setiap kesalahan karena petugas yang kurang teliti petugas akan memakan banyak tenaga, waktu, dan biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip sentralisasi atau di unit kerja masing-masing desentralisasi atau campuran. Hal tersebut tidak menjadi masalah, tetapi prosedur yang dilaksanakan adalah sama yaitu a Penampungan Arsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri maupun yang diterima dari luar unit dikumpulkan berdasarkan tanggal dari setiap bulannya dan diproses untuk disimpan. b Penelitian Arsip yang telah terkumpul diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut telah ditangani dengan hati-hati; dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang. Karena itu prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “memastikan arsip yang akan disimpan tersebut apakah telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggung jawabnya”. c Pengindeksan Arsip yang siap disimpan kemudian diindeks sesuai asal arsip. Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeks-an atau pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti penentuan pemberian kode sebagai dasar penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan. d Pengkodean Hasil indeks arsip diberi kode dan menjadi dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengkodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar dapat memberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam penyimpanan sistem tanggal harus diikuti. Bila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Bila hal tersebut telah dilakukan maka petugas tinggal membaca sekilas atas mengindeks isi surat guna konfirmasi pemberian kode tersebut. Bila ada kata yang penting, pembuatan tunjuk silang dilakukan saat itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat akan menyimpan kembali arsip. Pemberian kode harus hati-hati dan konsisten, bila dilakukan secara tergesa-gesa hanya akan berakibat kesalahan. e Penyortiran Setelah penetapan kode, surat disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan pula sebagai tindakan menyusun berkas secara urut tanggal. Di sebagian besar instansi penyortiran adalah langkah awal sebelum pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Setelah dikode berkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 tanggal 31 dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Pebruari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya. Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur. Maka setelah arsip disortir secara garis besar rough sorting menjadi kelompok-kelompok tanggal, lalu dipisahkan berdasarkan kelompok tanggal bulan dan tahun masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting. Setelah semua dikelompokkan pada bagiannya masing-masing, berkas ini siap untuk disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan f Penyimpanan Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan kantor yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip berarti kehilangan waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal-hal berikut 1 Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lain-lain; 2 Sebelum arsip dimasukkan dalam folder, folder sebaiknya ditarik ke atas dulu; petugas sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab, sebab bila hal ini terulang terus dapat membuat tab rusak dan arsip mungkin terselip di luar folder; 3 setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di sebelah tepi kiri, ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan, yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca; 4 Arsip-arsip paling kanan pada folder tanggal awal selalu ditempatkan di posisi paling atas ketika folder dibuka, arsip paling tua ada di paling belakang. Arsip yang diambil dipinjam ketika dikembalikan harus disusun secara kronologis semacam itu, tidak berdasar penting tidaknya isi arsip; 5 Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subjek application folder pertama ditata berdasarkan bulan kemudian berdasar tanggal. Bila dalam penyimpanan arsip terdapat tanggal yang sama, maka penyimpanannya diatur berdasarkan Tanggal. Contoh Pada tanggal 15 Maret 2013 diterima delapan surat yang berasal dari Anton, Chaterina, Budi, Erman, Fransiska, Joko, Ambar, Elya, penyimpanan surat diletakkan di laci tahun 2013, Guide tab bulan Maret dan pada map tanggal 15 dengan urutan sebagai berikut 1. Ambar. 2. Anton. 3. Budi. 4. Chaterina. 5. Elya. 6. Erman. 7. Fransiska. 8. Joko.

PROSEDURPENYIMPANAN ARSIP 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip, Prosedur penyimpanan yaitu langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses File pending dan juga penyimpanan warkat yang sudah di proses FileTetap. Arsip yaitu rekaman kegiatan ataupun peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Dan juga komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan. Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan juga perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Kearsipan merupakan penyimpanan warkat filing yaitu kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan juga tata cara yang telah ditentukan. Sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat filing yaitu pengambilan warkat finding. Berikut Tata Cara Dan Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan merupakan sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja. Penyimpanan dapat diciptakan dan juga penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya yaitu penyimpanan berdasarkan kata-tangkap caption dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun juga angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan juga urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad yaitu sistem mana sering disebut sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan juga sistem subjek numerik. 1. Penyimpanan sementarafile pending Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip, File pending atau pun file tindak lanjut follow-up file merupakan file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan pula. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan juga 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan ke dalam map di bawah bulan dan juga tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan tersebut. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip atau filing cabinet yang dipergunakan. kebetulan saja, lemari arsip milik penulis berada didekat alat peras jeruk. 2. Penyimpanan tetapfile permanen Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip, Umumnya kantor-kantor yang kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau pun warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kan kalau sudah sampai ke penyimpanan. Kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan juga petugas filing. Berikut Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut Amsyah, 20085 1. Pemeriksaan Arsip Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian. Bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan juga kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan. Maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan telah hilang. 2. Mengindeks Arsip Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip dengan cara Mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau pun subjek apa, kata tangkap lainnya surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan juga nama individu untuk jenis surat keluar. Demikian surat masuk dan juga surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. 3. Memberi Tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan cara memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan juga disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada tersebut.
Penempatanatau penyimpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara tegak lurus (vertikal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam folder (map arsip) kemudian diletakkan berdiri atau tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder atau map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. Lateral Filing
Apabila bekerja di bidang manajemen dan administrasi, maka Anda harus mengetahui prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Pada dasarnya, arsip ini berisi dokumen-dokumen penting yang biasanya akan dibutuhkan kembali di kemudian hari. Oleh karena itu, Anda harus menyimpannya dengan benar agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Pada kesempatan kali ini, Anda dapat mempelajari bagaimana prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Namun, sebelum membahas hal tersebut, ada baiknya jika Anda mempelajari apa itu arsip secara lebih mendalam terlebih dahulu melalui pembahasan di bawah ini. Pengertian Arsip Arsip adalah kumpulan catatan, warkat, atau dokumen lainnya, yang ditulis atau diketik dan tercetak dalam bentuk dan media apa pun baik itu huruf, angka, gambar, atau video. Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup seorang individu atau sebuah organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi dari orang atau organisasi tersebut. Sementara itu, pengertian arsip juga telah diatur di dalam Undang-Undang negara. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, dalam konteks pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Baca juga Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang Arsip memiliki beberapa sifat dan karakteristik yang membedakannya dari jenis dokumen lain, yaitu Autentik, arsip harus berisikan informasi yang aktual dan faktual. Legal, arsip merupakan bukti resmi dari berbagai kegiatan dan kebijakan yang telah dilakukan. Pada masa yang akan datang, arsip akan digunakan sebagai bukti yang autentik dan legal untuk mendukung kegiatan atau kebijakan yang akan dibuat. Oleh karena itu, Anda harus menyimpan arsip dengan baik dan benar agar mudah untuk ditemukan ketika hendak digunakan. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tujuh jenis arsip yang berbeda, yaitu Arsip dinamis Arsip vital Arsip aktif Arsip inaktif Arsip statis Arsip terjaga Arsip umum Baca juga Bagaimana Cara Kerja Data Entry? Mari simak penjelasan lengkap mengenai jenis-jenis arsip di bawah ini! 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung di dalam kegiatan orang atau organisasi yang membuat arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. 2. Arsip Vital Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional orang atau organisasi yang menciptakan arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat diganti jika rusak atau hilang. 3. Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip dengan frekuensi penggunaan yang tinggi dan/atau digunakan secara terus-menerus. Jenis arsip ini akan selalu digunakan untuk berbagai macam kebutuhan. 4. Arsip Inaktif Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya menurun atau sudah sangat jarang digunakan. Biasanya hanya digunakan untuk memberikan keterangan atau dijadikan sebagai referensi. 5. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh orang atau organisasi yang arsip karena memiliki nilai sejarah, telah habis masa simpannya, dan memberikan informasi permanen yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan lainnya. Baca juga 5 Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis di Era Digital 6. Arsip Terjaga Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 7. Arsip Umum Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Dengan kata lain, semua arsip yang tidak berhubungan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara. Prosedur Penyimpanan Arsip yang Baik dan Benar Arsip adalah dokumen sangat penting yang harus disimpan dengan baik dan benar. Nantinya, ketika dibutuhkan, arsip harus dapat ditemukan dengan mudah. Berikut ini adalah prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. 1. Pemeriksaan Arsip Langkah pertama yang harus dilakukan dalam penyimpanan arsip adalah memeriksanya terlebih dahulu. Anda harus memastikan bahwa arsip tersebut sudah berisi informasi yang sesuai, aktual, dan faktual. Anda dapat memastikannya dengan meminta kejelasan kepada pihak pembuat arsip. 2. Pengindeksan Arsip Setelah arsip tersebut sudah dipastikan keutuhan dan kebenaran isinya, Anda harus mengindeks arsip tersebut. Hal ini diperlukan agar arsip yang disimpan dapat tersusun dengan rapi dan tidak berantakan. Anda dapat mengindeks arsip berdasarkan berbagai hal, seperti abjad. Baca juga Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen? 3. Pengkodean Arsip Setelah diindeks, arsip harus diberikan sebuah tanda kode yang mengindikasikan tempat penyimpanan arsip tersebut. Nantinya, kode ini akan berguna ketika arsip hendak digunakan kembali dan keluar dari berkas. Ketika arsip dikembalikan, petugas juga akan lebih mudah untuk mengembalikan arsip ke tempatnya semula. 4. Penyortiran Arsip Apabila seluruh arsip yang ingin disimpan sudah diberikan tanda kode, selanjutnya Anda dapat melakukan penyortiran arsip. Anda dapat menyortir arsip berdasarkan kode yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini perlu dilakukan agar pengelompokkan arsip dapat dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, nantinya arsip juga akan lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan kembali. 5. Penyimpanan Arsip Apabila arsip telah diperiksa, diindeks, diberikan tanda, dan disortir, maka Anda tinggal menyimpan arsip tersebut saja. Pastikan tempat dan sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip aman dan tepercaya. Dengan begitu, arsip dapat terjaga dengan baik dan tidak akan rusak. Pengarsipan Makin Mudah dengan LiteDMS Apabila Anda sering menghabiskan waktu untuk mencari dokumen, ayo gunakan LiteDMS dari AdIns untuk mempermudah prosesnya. LiteDMS diciptakan untuk membuat manajemen dokumen menjadi lebih mudah dan cepat; Anda dapat mencari dokumen yang sangat spesifik sekali pun dengan mudah dan cepat. Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk dan layanan kami, silakan klik di sini. undangnomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. C. PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP SEBELUM MEMILIKI JRA Teknik penyusutan arsip ini dilakukan disamping instansi penyelenggara arsip belum memiliki JRA dan tidak mempunyai program penyusutan arsip secara periodic, juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau).
Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian prosedur yang digunakan untuk menyimpan seluruh rekaman kegiatan sebuah lembaga, perorangan dan organisasi. Setiap pelaksanaan kegiatan ditulis secara lengkap dan detail. Sehingga, arsip ini bisa dijadikan sebagai sumber informasi akurat dan terpercaya. Sistem penyimpanan arsip tidak hanya sebatas pada satu bentuk saja, melainkan dibuat ke dalam beberapa macam. Seperti buku, piagam, akta, warkat, surat dan lain sebagainya. Selain itu, format arsip juga sudah banyak dalam bentuk digital, seperti video dan audio. Jika suatu saat nanti ada kesalahpahaman, maka arsip bisa menjadi rujukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Inilah alasan mengapa semua organisasi, perusahaan atau perorangan penting sekali membuat arsip. Ingin mengetahui lebih lanjut tentang arsip? Simak yuk penjelasan selengkapnya di bawah ini. Tujuan Menerapkan Sistem Penyimpanan Arsip Tujuan sistem penyimpanan arsip secara umum adalah agar mempercepat dan mempermudah menemukan dokumen ketika ingin digunakan kembali. Dengan pembuatan sistem pengarsipan, maka data-data penting bisa disusun lebih efektif dan efisien. Selain itu, pengarsipan juga bertujuan untuk menjaga bahan-bahan arsip agar setiap historis perusahaan tertata dengan rapi. Coba bayangkan jika sebuah perusahaan atau lembaga tidak memiliki arsip, pasti kesulitan dalam menentukan rencana ke depan untuk mencapai target. Sebab, track record perusahaan tidak ditemukan. Langkah-langkah yang sudah terbukti mampu memberikan dampak besar bagi perusahaan lenyap begitu saja. Mau tidak mau, perusahaan harus kembali membuat rencana dari awal. Tentu hal ini membutuhkan rentang waktu sangat lama. Jadi bisa disimpulkan, apabila sistem kearsipan mampu membantu perusahaan menentukan langkah demi mencapai target-target yang sudah ditentukan. Pada umumnya, karyawan yang bertugas mencatat arsip masuk ke bagian manajemen. Mereka harus orang-orang ahli dalam membuat manajemen, sehingga arsip memberikan nilai besar bagi perusahaan. Mengingat bagaimana pentingnya informasi yang terkandung di dalam arsip, proses penyusunan kearsipan tentu tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan fungsinya. Bagi karyawan yang bertugas menyusun arsip, wajib hukumnya memahami terlebih dahulu 5 macam sistem kearsipan berikut 1. Arsip dinamis Yang pertama adalah arsip dinamis yang digunakan secara langsung dengan perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan dan kearsipan pada umumnya. 2. Arsip aktif Ada juga sistem pengarsipan aktif yang diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam berbagai administrasi penyelenggaraan. 3. Arsip inaktif Pembagian jenis arsip selanjutnya adalah arsip Inaktif yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggara administrasi terjadi penurunan. 4. Arsip statis Arsip statis adalah tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan-kegiatan administrasi sehari-hari bagi administrasi negara. 5. Arsip duplikasi Dan yang terakhir adalah arsip duplikasi, yaitu arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli. Untuk membedakan jenis sistem pengarsipan yang satu dengan yang lainnya bisa anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara. Sistem penyimpanan arsip dan contohnya, sudah banyak dijelaskan oleh beberapa pakar. Anda bisa mencari informasi melalui buku ataupun internet. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad adalah salah satu sistem pengarsipan dengan cara mengatur dokumen sesuai dengan nama orang ataupun organisasi. sistem ini biasanya digunakan untuk mengatur arsip atau dokumen pegawai yang bersifat individual. Setiap dokumen tentang pegawai disimpan dalam satu folder bersama dengan folder lain dan disimpan berdasarkan abjad. Untuk menyusun folder pegawai tersebut, data file kabinet harus diikuti dengan ketentuan cara-cara mengindeks nama orang. Kemudian sarana penemuan kembali dalam sistem abjad ini adalah dengan menggunakan nama pegawai. Selain data nama pegawai, ada kalanya setiap dokumen yang diterima dari instansi atau lembaga disimpan berdasarkan nama organisasi atau badan yang mengirimkannya. Untuk menemukan kembali data tersebut, dapat dicari berdasarkan nama badan atau organisasi tersebut. Keuntungan dari menggunakan sistem ini adalah secara otomatis dokumen yang berasal dari satu nama pegawai atau badan akan berkelompok menjadi satu. Kemudian untuk surat masuk dan pertinggal dari surat keluar berada bersebelahan dalam satu map. Pencarian dokumen juga dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim tanpa perlu menggunakan indeks. Sistem ini juga memiliki susunan guide dan folder yang sederhana dan mudah dikerjakan. Yang pasti, kelebihan utama yang diberikan oleh sistem ini adalah kemudahan untuk mencari data atau dokumen yang dibutuhkan. Baca Juga Contoh Business Plan Sederhanaa dan Cara Penyusunannya Sistem Informasi Eksekutif – Pengertian, Contoh Kasus dan Karakteristiknya Sistem Informasi Keuangan Financial Information System Tata Cara Penyimpanan Arsip 1. Mengecek dokumen Hal pertama yang musti Anda lakukan adalah meneliti terlebih dahulu apakah dokumen atau surat sudah diperbolehkan untuk disimpan. Biasa ditandai dengan release mark atau pelepas surat. 2. Menambahkan kode Sesudah dokumen di cek, sekarang gilirannya untuk menambahkan kode khusus. Tujuannya adalah memudahkan saat penyimpanan sekaligus menemukan kembali ketika dibutuhkan. Kode setiap dokumen berbeda-beda, sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. 3. Menyortir dokumen Menyortir atau memisahkan setiap dokumen ke bagiannya masing-masing menjadi proses wajib dan tidak boleh dilewatkan. Pada umumnya, terdapat rak khusus untuk menyimpan suatu jenis dokumen. Setiap dokumen atau surat dipisahkan sesuai masalah, kebutuhan dan tujuan. Menyortir akan membuat ruang arsip semakin tertata dengan rapi. 4. Menyimpan dokumen Dokumen yang sudah dicek, diberi kode dan disortir, sekarang gilirannya disimpan. Penyimpanan dokumen ini bisa memakai snelhecter, stofmap folio, portapel, brief ordner ataupun folder gantung. Kemudian disimpan ke dalam almari arsip. Sebenarnya tidak harus lemari, arsip juga bisa disimpan pada rak khusus. 5. Menata arsip Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem yang digunakan. Ada lima sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan, yaitu a. Sistem tanggal Chronological Filling System Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. b. Sistem abjad Alphabetic Filling System Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad. Dalam hal ini proyek atau kejadian diurutkan sesuai namanya. c. Sistem wilayah Geographic Filling System Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu. d. Sistem nomor Numeric Filling System Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan oleh perusahaan. Sehingga waktu, wilayah dan abjad random. Biasanya, ada nomor khusus yang menjadi tanda tingkat kepentingan arsip. e. Sistem pokok masalah Subject Filling System Subject Filling System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya. Sistem penyimpanan arsip memang sangat dibutuhkan bagi sebuah organisasi, lembaga maupun perusahaan. Sistem ini akan membuat sistem penyimpanan secara sistematis sehingga mudah untuk ditemukan kembali. Dengan begitu, kemudahan tersebut akan berdampak baik untuk mempermudah pelaksanaan tujuan organisasi atau perusahaan.
langkahini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat Arsip adalah setiap catatan record atau warkat yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, mikro film, komputer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film celluloid, dan media komputer disket, pita magnetik dan sebagainya. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah Depkes, 1971 43 Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Jenis-jenis Arsip Ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, terdapat dua jenis arsip, yaitu Depkes, 197143 Arsip otentik. Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Arsip tidak otentik. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran output atau print-out komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap caption dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana sering disebut sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek Amsyah, 2008 71. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses File pending dan penyimpanan warkat yang sudah di proses FileTetap. a. Penyimpanan sementara File pending File pending atau file tindak lanjut follow-up file adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip filing cabinet yang dipergunakan. b. Penyimpanan Tetap File Permanen Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut Amsyah, 20085 1. Pemeriksaan Arsip Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang. 2. Mengindeks Arsip Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. 3. Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada. 4. Menyortir Arsip Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah. 5. Menyimpan Arsip Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan Amsyah, 2003 63. Daftar Pustaka Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta Gramedia. Amsyah, Z. 2008. Manajemen Kearsipan. Jakarta Gramedia. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
Penyortitran merupakan proses memisah-misahkan arsip sesuai dengan klasifikasi isi arsip tersebut, sehingga pada saat penyimpanan nanti semua arsip akan bertempat didalam area yang sama dalam satu jenis arsip. Penyimpanan, proses penyimpanan arsip kedalam lemari arsip sesuai dengan kategori ataupun klasifikasi informasi yang terkandung didalamnya.
ABSTRAK Nama Muhammad Rudi Prodi Manajemen Dakwah Judul Teknik Pengarsipan Dokumen Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, mendeskripsikan teknik pengarsipan dokumen haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru yang meliputi cara mencatatdan pendistribusian arsip, cara menyimpan arsip, cara memelihara arsip, cara penyusutan arsip. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Subyek penelitian ini adalah petugas kearsipan yang menangani arsip inaktif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, penyajian data, analisis perbandingan dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukan bahwa teknik pengasipan dokumen calon jamaah haji oleh Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umroh masih dilakukan secara manual yang dilakukan dengan serangkaian kegiatan mulai dari pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan,dan penyusutan. Seksi penyel... Inilahtata cara dan prosedur penyimpanan arsip, Prosedur penyimpanan yaitu langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2(dua) macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses (File pending) dan juga penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap).
Sistem Penyimpanan Arsip Macam dan ProsedurnyaKali ini penulis akan membahasa mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsip .Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .Pengertian Sistem Penyimpanan ArsipArsip merupakan sebuah catatan tertulis yang memuat keterangan - keterangan mengenai suatau persoalan ataupun peristiwa yang ditulis seseorang sebagai bukti pengingatDan sistem kearsipan merupakan sebuah penyimpanan dan pengaturan arsip secara sistematis dan logis , menggunakan sistem tertentu atau kombinasi antar sistem sebagai identitas dari arsip tersebut .Dan juga sistem penyimpanan arsip merupakan sebuah alur proses penyimpanan dan pengaturan baha atau dokumen - dokumen secara sistematis dengan tujuan memudahkan penemuan kembali dokumen tersebut dengan cepat jika diperlukan kembali .Prosedur Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum dalam membuat sistem penyimpanan arsip terdapat 6 prosedur yang harus diikuti , yaitu Identifikasi MasalahSebelum melakukan sistem penyimpanan arsip , terlebih dahulu setiap dokumen atau bahan diidentifikasi masalah kearsipan yang terdapat dalam organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem penyimpanan kearsipanMenentukan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah kita mengidentifikasi masalah tahap selanjutnya adalah menentukan sistem penyimpanan arsip. Dimana pada tahap ini pemelihan sistemnya ditentukan pada pilihan yang tepat dan sesuai bagi sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah .Menganalisa SistemTindakan ini dilakukan untuk menentukan tujuan secara organisasional dalam menentukan sistem yang digunakan dengan menyesuaikan kepada tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahPerancangan SistemPada tahap perancangan sistem semua bagian dari sistem – sistem yang ada akan dievaluasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang diinginkan . hal ini dilakukan untuk memperhatikan setiap kelemahan yang ada pada setiap sistem penyimpanan arsip dan mengambil salah satu alternatif yang efektif dan efisien .Memilih Dan MengimplementasikanPada tahap ini seseorang bertugas untuk menyesuaikan setiap arsip dalam penyimpanan nya dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baru .Penerapan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah diadakannya uji coba terhadap sistem baru, tahap selanjutnya adalah menerapkan sstem penyimpanan arsip tersebut dalam aktivitas pengarsipan di sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah. Dan kegiatan ini selalu di monitoring dan diawasi agar pelaksanaannya berjalan dengan efektif dan efisien .Macam – Macam Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip , yaitu 1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem AbjadSistem abjad merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama perusahaan ataupun nama orang yang disusun berdasarakan urutan abjad juga merupakan sistem penyimpanan arsip tertua dibanding sistem lainnya, meskipun paling tua diantara lainnya sistem abjad merupakan sistem yang paling banyak digunakan disebuah organisasi atau perusahaan .Sistem ini digunakan sebagai sistem penyimpanan arsip karena Nama merupakan sesuatu yang sangat mudah untuk diingat Petugas yang bertanggung jawab lebih menginginkan dokumen disimpan dari sebuah nama yang samaSebuah bahan atau dokumen lebih sering dicari menggunakan namaJumlah yang menggunakan banyak .Keuntungan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dokumen dan bahan yang memiliki nama yang sama dikelompokkan menjadi 1 bagianFleksibel karena mudah di terapkanMemudahkan pekerjaan serta proses penemuan kembali arsip bisa dibilang cepatSurat masuk dan keluar disimpan dalam 1 map dan bersebelahanKerugian sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dalam proses pencarian arsip kita dituntut untuk mengetahui nama perusahaan / seseorang secara yang berkaitan satu dengan yang lainnya akan tetapi terdapat perbedaan pada nama pengirimnya maka arsip tersebut disimpan terpisahAdanya PengindeksanBanyak orang memiliki nama yang samaProsedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Memeriksa berkas / suratMerupakan kegiatan memeriksa dokumen atau surat apakah bisa di arsipkan atau tidak karena masih dalam tahap proses / komunikasi yang belum selesaiMengindeks suratMerupakan kegiatan pemisahan antara dokumen atau surat masuk dan dokumen atau surat keluar .Mengkode suratMerupakan kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menggunakan 2 huruf dari nama seseorang / perusahaan . kode ditulis pada posisi pojok kanan bawah apabila penyimpanan dilakukan secara vertikal dan pada posisi kanan atas jika penyimpanan dilakukan secara horizontalMenyortir suratMerupakan kegiatan mengumpulkan serta mengelompokkan arsip – arsip yang memiliki kode yang sama menjadai satu . penyortiran surat dilakukan apabila dalam waktu yang sama terdapat jumlah yang sangat banyakMenempatkan suratMenempatkan surat sesuai posisinyaProsedur Penemuan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Menentukan judul suratMengetahui dengan pasti judul surat yang ingin dicari meliputi nama seseorang atau perusahaan serta nama pengirimMenentukan indeksMengetahui dasar pengindeksan sebuah arsip seperti nama orang ,organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahMenentukan kode arsipMengetahui nama yang sudah diindeks dan talah dikode arsipnya .Pencarian arsipMerupakan kegiatan pencarian arsip sesuai dengan kode yang telah kita ketahui setelah melihat pengindekan dan pengkodean suratMengambil arsipJika arsip sudah ketemu dan ingin dipinjam dalam waktu yang tidak diketahui makan selipkan lembar pinjam arsip pada posisi arsip tersebutMemberikan arsipMerupakan kegiatan memberikan arsip yang dibutuhkan kepada seseorang serta lembar pinjam arsip yang bertujuan untuk mengingatkan kepada peminjam arsip untuk dapat malakukn pengembalian arsip dengan tanggal yang sudah ditetapkanProses menyimpan lembar pinjam arsip pada tickler file .2. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem SubjekSistem subjek merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama masalah / subjek dalam sebuah surat . Subjek dalam arsip dapat terlihat dari perihal surat atau juga isi dari permasalahan surat sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek ,yaitu Secara umum ada bebarapa kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Sistem yang mudah dikembangan dengan menyesuaikan dengan kebutuhanJika subjek surat atau dokumen telah diketahui maka mudah untuk melakukan penemuan kembali .Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek, yaitu Secara umum ada bebarapa kekurangan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai jenis dan macam surat karena kurang cocok .Kesulitan dalam melakukan klasifikasi karena masalah / subjeknya hampir sama namun berbeda satu dengan yang lainnyaDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjekDaftar klasifikasi subjek merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada masalah – masalah atau subjek dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan berjenjang dengan diberi kode khusus sebgai kode .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek , yaitu Terlebih dahulu harus memeperhatikan setiap masalah dan isi dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika masalahnya / perihal surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Arsip Sistem Subjek , yaitu Seperti yang sudah disampaikan bahwa prosedur penemuan kembali arsip disesuaikan dengan kode yang telah diberikan sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu sistem subjek Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekanLihatlah kode pada kartu pengindekanBerdasarkan kode yang didapa dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .3. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem WilayahSistem wilayah merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama sebuah wilayan dengan pedoman kepada sebuah daerah / alamat pengirim surat atau dokumen dalam sebuah surat . Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaa , organisasi ataupun instansi pemerintah yang memiliki cabang / perwakilan dibeberapa daerah yang tersebar diseluruh IndonesiaKelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah, yaitu Memudahkan pengambilan keputusan ketika ada penyimpangan yang dilakukanMemudahkan pencarian keterangan jika wilayah sudah diketahuiKelemahan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah ,yaitu Jika dalam surat atau dokumen tidak terdapat alamat serta nama wilayah atau daerah maka akan menyulitkan ketika di arsipkanRentan kesalahan jika pegawai arsip tidak mengetahui letak geografis wilayahPegawai mempunyai batasan pengetahuan jika disinggung mengenai batas – batas wilayah antar daerah sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam pengarsipanDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayahDaftar klasifikasi wilayah merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada wilayah meliputi nama daerah ataupun alamat dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah , yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nama wilayah meliputi nama daerah atau alamat dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika daerah / alamat surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Kembali Arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .4. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem NomorSistem Nomor merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Lebih efektif dalam penyimpananPenyimpanan dokumen / surat lebih cermat dan telitiDapat disesuaikan dengan segala macam surat / dokumenPenerapan yang sederhanaPenomoran pada map / dokumen tanpa batas dan sangat luasPenomoran pada map dapat dijadikan referensiKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Terlalu banyak menggunakan map untuk menyimpan dokumen / surat sehingga menimbulkan kesulitanBanyaknya waktu yang dikeluarkan pada saat mengindeksDiperlukan lahan dan perabotan yang mencukupi untuk menyimpan arsip yang banyakProsedur klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomorDaftar klasifikasi sistem nomor merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nomor dari surat yang ingin diarsipkan , jika nomor surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .5. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem TanggalSistem tanggal merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan tanggal dengan pedoman kepada tanggal yang berada didalam surat atau dokumen meliputi tahun , bulan dan tanggal hari itu yang dapat dijadikan sebuah kode sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Memudahkan dalam pelaksanaanSusunan dan urutan guide yang sedeharanaKlasifikasi yang cocok untuk menyeluruh dan berkelanjutanKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Diperuntukkan kepada organisasi ,perusahaan atau instansi pemerintah yang kecil karena hanya mampu menampung dokumen / surat yang jumlahnya relatif kecilDokumen / surat yang tidak memilki tanggal , tahun dan bulan maka tidak bisa diarsipPemisahan surat keluar dan surat masuk dalam pengarsipanProsedur daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggalDaftar klasifikasi sistem tanggal merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan tanggal yang meliputi tahun , bulan dan tanggal yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap tanggal , tahun dan bulan dari surat yang ingin diarsipkan , jika tanggal , tahun dan bulan dari surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip, yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .Baiklah sekian informasi dari penulis mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsipMaaf atas segala kekurangan yang terdapat dalam penulisan .Semoga yang penulis tuangkan dapat bermanfaat bagi para pengajar , pelajar , mahasiswa dan masyarakat luas untuk menambah ilmunya .Bagi kalian yang ingin mendapatkan notifikasi mengenai updatenya blog ini , silahkan ikuti dan sukai halaman facebook kami yang tertera di sudut kanan atas . sekian .Enjoy . . . . .
Terdapatnyasalinan arsip dalam bentuk elektronik. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital. b.
Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari Arsip – Menyimpan arsip di lemari arsip secara efektif adalah hal penting yang perlu dilakukan untuk menjaga arsip agar tetap tersimpan dengan benar dan mudah dicari. Pemilihan lemari arsip yang tepat akan membantu Anda mempertahankan arsip Anda dengan aman dan mudah diakses. Berikut adalah beberapa prosedur untuk menyimpan arsip pada lemari arsip yang dapat Anda ikuti. Pertama, pastikan Anda memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang Anda miliki. Jika Anda memiliki banyak arsip maka Anda harus memilih lemari arsip yang cukup besar untuk menampungnya. Lemari arsip harus cukup kuat untuk menahan berat arsip dan juga kuat terhadap serangan jamur, rayap, dan lain-lain. Kedua, pastikan Anda memiliki label untuk setiap arsip. Label ini akan membantu Anda menemukan arsip yang Anda cari dengan mudah. Label harus mencantumkan informasi seperti nama arsip, tanggal, dan nomor. Selain itu, label juga harus menunjukkan apakah arsip tersebut bersifat pribadi atau resmi. Ketiga, pastikan Anda menyusun arsip dengan benar. Arsip harus disusun sesuai dengan label yang diberikan. Dengan cara ini, Anda akan dapat menemukan arsip yang diinginkan dengan cepat dan mudah. Jika arsip yang Anda simpan memiliki informasi sensitif, pastikan Anda menyimpan arsip tersebut dengan cara yang aman. Keempat, pastikan Anda melakukan penyortiran arsip secara rutin. Penyortiran arsip dapat dilakukan setiap bulan atau setiap tahun. Dengan cara ini, Anda akan dapat menemukan arsip yang Anda cari dengan cepat dan mudah. Selain itu, penyortiran arsip juga akan membantu Anda menjaga agar arsip tetap aman. Kelima, pastikan Anda menyimpan arsip dalam lemari arsip dengan aman. Jangan menyimpan arsip yang berisi informasi sensitif di tempat yang mudah diakses orang lain. Selain itu, pastikan Anda menyegel lemari arsip dengan kunci untuk memastikan bahwa arsip Anda tetap aman dan terjaga. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan arsip pada lemari arsip dengan efektif dan aman. Lemari arsip yang tepat, label yang benar, penyortiran arsip secara rutin, dan penyimpanan arsip dengan aman akan membantu Anda menjaga arsip dengan baik. Dengan mematuhi prosedur ini, Anda dapat yakin bahwa arsip Anda akan terjaga dengan aman dan mudah diakses. Daftar Isi 1 Penjelasan Lengkap Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari 1. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang 2. Memiliki label untuk setiap 3. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang 4. Melakukan penyortiran arsip secara 5. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci. Penjelasan Lengkap Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari Arsip 1. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki merupakan langkah awal dalam menyimpan arsip dengan tepat. Memiliki lemari arsip yang tepat akan membantu menjaga arsip aman dan tersimpan dengan rapi. Jika Anda memiliki banyak arsip, maka Anda harus membeli lemari arsip yang cukup untuk menampung semua arsip yang dimiliki. Ada berbagai macam jenis lemari arsip yang tersedia di pasaran, seperti lemari arsip standar, lemari arsip bertingkat, lemari arsip portabel, dan lemari arsip khusus. Setiap jenis lemari arsip memiliki keunggulan tersendiri, seperti kemampuan untuk menyimpan banyak berkas, mudah dibawa, dan sebagainya. Oleh karena itu, Anda harus memilih jenis lemari arsip yang tepat untuk memenuhi kebutuhan Anda. Lemari arsip yang tepat harus dilengkapi dengan keamanan yang memadai. Keamanan yang baik akan membantu menjaga arsip Anda aman dari akses yang tidak sah. Beberapa lemari arsip yang tersedia dipasaran dilengkapi dengan kunci atau sistem pengunci lainnya, seperti sistem pengunci digital. Ini akan membantu Anda melindungi arsip Anda dari pencurian atau penyalahgunaan. Anda juga harus memastikan bahwa lemari arsip yang dipilih memiliki fitur-fitur seperti sirkulasi udara, sistem pengaturan suhu, dan perlindungan terhadap debu dan kotoran. Fitur-fitur ini akan membantu Anda menjaga arsip Anda tetap bersih dan aman dari kerusakan. Kemudian, Anda harus mengelompokkan arsip Anda berdasarkan kategori yang sesuai. Hal ini akan membantu Anda menemukan arsip yang dibutuhkan dengan mudah. Anda juga harus menandai semua arsip dengan kode atau label agar lebih mudah ditemukan. Anda juga dapat membuat daftar indeks arsip yang akan membantu Anda mengetahui apa yang Anda miliki dan di mana arsip berada. Selanjutnya, Anda harus melakukan pemeliharaan rutin terhadap lemari arsip Anda. Pemeliharaan rutin ini akan membantu Anda mencegah kerusakan dan memastikan bahwa semua arsip yang dimiliki tetap aman dan tersimpan dengan rapi. Pemeliharaan rutin juga akan membantu Anda menjaga arsip-arsip yang tua tetap utuh dan tidak rusak. Anda dapat memeriksa lemari arsip secara rutin untuk memastikan bahwa semua arsip masih ada dan tidak rusak. Anda juga harus melakukan pembersihan rutin terhadap lemari arsip Anda untuk mencegah pembentukan jamur dan bakteri. Nah, itulah cara menyimpan arsip dengan benar. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki adalah langkah awal yang harus Anda lakukan. Kemudian, Anda harus mengelompokkan arsip Anda berdasarkan kategori yang sesuai, menandai semua arsip dengan kode atau label, dan melakukan pemeliharaan rutin terhadap lemari arsip Anda. Dengan melakukan semua hal tersebut, maka arsip Anda akan aman dan tersimpan dengan rapi. 2. Memiliki label untuk setiap arsip. Label merupakan hal yang penting dalam menyimpan arsip pada Lemari Arsip. Label dapat membantu kita menemukan arsip dengan cepat dan mudah, sehingga dapat menghemat waktu dan upaya. Label juga membantu kita untuk mengingat informasi yang terkandung dalam arsip. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat label untuk setiap arsip. Pertama, pastikan bahwa label dapat dibaca dengan jelas. Label harus cukup besar agar mudah dibaca. Jika anda menggunakan komputer untuk membuat label, gunakan font yang jelas. Label juga harus mudah dibaca dari jarak yang jauh. Kedua, pastikan bahwa informasi yang terkandung dalam label benar-benar akurat. Label harus menggambarkan isi arsip secara akurat. Jika label tidak akurat, maka orang yang membaca label tidak akan menemukan arsip yang diinginkan. Ketiga, pastikan bahwa label arsip mudah diletakkan dan dibaca. Label harus diletakkan di bagian atas arsip. Jangan lupa untuk memasukkan tanggal, nama file, dan informasi lain yang relevan. Jika anda menggunakan label yang dapat dicetak, gunakan kertas yang kuat dan tahan lama. Keempat, pastikan bahwa pengelolaan arsip anda efisien. Gunakan sistem pengelolaan arsip yang tepat, seperti klasifikasi arsip berdasarkan tanggal atau subjek. Ini akan membantu anda menemukan arsip dengan cepat. Melalui penerapan label yang benar, anda akan dapat menyimpan arsip dengan lebih efektif dan efisien. Label dapat membantu anda mengingat informasi yang terkandung dalam arsip, dan mempermudah anda menemukan arsip yang diinginkan. Jika anda memiliki lebih banyak arsip, pastikan untuk membuat label untuk setiap arsip untuk membantu pengelolaan arsip anda. 3. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang diberikan. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang diberikan adalah salah satu aspek penting dalam menyimpan arsip. Ini berarti bahwa arsip harus disusun secara logis dan tersusun dengan benar sehingga mudah untuk menemukan informasi yang diinginkan. Penyusunan arsip yang benar akan memastikan bahwa arsip tersebut tersimpan dengan aman dan mudah diakses. Salah satu cara untuk menyusun arsip dengan benar adalah dengan menggunakan sistem pengelompokan. Sistem ini dapat menggunakan label, nomor, abjad, atau tanggal untuk membagi arsip dalam beberapa bagian. Label yang diberikan pada setiap bagian akan membantu Anda untuk mengidentifikasi dengan mudah informasi yang Anda cari. Label ini juga akan membantu Anda untuk memastikan bahwa arsip tersebut disimpan dengan benar. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa arsip disusun secara logis. Arsip harus disusun berdasarkan tema atau topik tertentu. Sebagai contoh, jika Anda menyimpan arsip tentang proyek, Anda harus memastikan bahwa arsip itu disimpan dalam folder berbeda berdasarkan tema atau topik proyek yang berkaitan. Hal ini akan membuat proses pencarian arsip lebih mudah dan efisien. Setelah proses pengelompokan dan penyusunan arsip selesai, Anda harus memastikan bahwa arsip tersebut tersimpan dengan aman. Arsip harus disimpan di lemari arsip yang kuat dan aman. Pilih lemari arsip yang memiliki kunci untuk memastikan bahwa arsip tersebut tetap aman dan terlindungi. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa Anda melakukan pencatatan dengan benar. Anda harus memastikan bahwa Anda membuat daftar atau katalog arsip untuk membantu Anda mengidentifikasi dengan cepat arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip. Daftar ini harus mencakup nama arsip, tanggal penyimpanan, lokasi penyimpanan, dan informasi lain yang berkaitan dengan arsip. Dengan demikian, dengan menggunakan label, menyusun arsip secara logis, menyimpan arsip di lemari arsip yang aman, dan membuat daftar atau katalog arsip, Anda bisa memastikan bahwa arsip Anda disimpan dengan benar dan aman dalam lemari arsip. Ini akan memastikan bahwa Anda dapat mengakses arsip dengan mudah dan cepat, dan memastikan bahwa informasi yang tersimpan tetap aman dan terlindungi. 4. Melakukan penyortiran arsip secara rutin. Sebelum melakukan penyortiran arsip secara rutin, langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu Pertama, pastikan bahwa lemari arsip sudah terisi dengan arsip yang benar. Arsip yang dimasukkan ke dalam lemari arsip harus dilabel dengan hati-hati. Label yang digunakan harus mencakup informasi penting mengenai arsip tersebut seperti tanggal dibuat, jenis arsip, dan ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip. Label ini akan membantu Anda mengidentifikasi arsip dengan mudah. Kedua, pastikan bahwa arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip dapat diklasifikasikan dengan benar. Klasifikasi arsip yang tepat akan membantu Anda menemukan arsip yang Anda cari dengan mudah. Sebagai contoh, jika arsip berisi dokumen hukum, maka Anda bisa mengklasifikasikannya dengan benar dengan label “dokumen hukum”. Ketiga, lakukan penyimpanan arsip dengan benar. Pastikan bahwa arsip tersimpan dengan benar di dalam folder dengan label yang sesuai. Hal ini akan memastikan bahwa arsip tersimpan dengan rapi dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Keempat, melakukan penyortiran arsip secara rutin. Penyortiran arsip secara rutin memastikan bahwa arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap dalam kondisi yang baik dan dapat ditemukan dengan mudah. Anda harus menghapus arsip yang tidak lagi digunakan atau yang sudah kadaluarsa. Untuk arsip yang digunakan secara berkala, Anda harus menyimpan arsip tersebut di tempat yang mudah ditemukan. Penyortiran arsip secara rutin juga harus dilakukan agar arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap up-to-date dan mudah ditemukan. Penyortiran arsip secara berkala juga membantu Anda menghemat ruang di dalam lemari arsip. Penyortiran arsip dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau setiap tahun. Penyortiran arsip secara rutin akan membantu Anda mengatur arsip dengan benar, menghemat ruang di dalam lemari arsip, dan memastikan bahwa arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap tersimpan dengan benar dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Dengan melakukan penyortiran arsip secara rutin, Anda dapat memastikan bahwa arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip tetap up-to-date dan mudah ditemukan. 5. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah salah satu langkah penting dalam menjaga dokumen penting dan arsip. Lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menjaga arsip penting Anda. Hal ini akan memastikan bahwa arsip Anda tidak akan hilang atau dicuri. Langkah pertama dalam menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah memilih lemari arsip yang tepat. Lemari arsip harus dirancang khusus untuk menyimpan arsip dan menawarkan perlindungan yang kuat dari sinar matahari, kelembaban, dan serangga. Lemari arsip juga harus memiliki kunci yang kokoh dan bebas dari cacat. Lemari arsip yang tepat akan menjamin bahwa arsip Anda tidak akan rusak atau hilang. Setelah memilih lemari arsip yang tepat, Anda harus menempatkan arsip Anda dalam lemari arsip. Hal ini penting untuk memastikan bahwa arsip Anda aman dari kerusakan. Arsip harus disusun dengan rapi dalam lemari arsip untuk memastikan bahwa arsip dapat dengan mudah ditemukan jika diperlukan. Anda juga harus memastikan bahwa arsip ditempatkan dengan benar menurut jenis dan tanggal yang relevan. Selanjutnya, Anda harus mengunci lemari arsip ketika tidak digunakan. Ini akan memastikan bahwa arsip Anda aman dari akses yang tidak disengaja. Anda juga harus memastikan bahwa kunci lemari arsip tersimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang berhak. Terakhir, Anda harus memantau lemari arsip secara berkala untuk memastikan bahwa arsip masih aman dan terlindungi. Jika ada kerusakan atau kerugian arsip, Anda harus segera melaporkannya kepada pihak berwenang yang berhak. Ini akan memastikan bahwa arsip Anda tetap aman dan terlindungi. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah cara yang efektif untuk melindungi arsip penting Anda. Dengan mengikuti prosedur yang benar untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci, Anda dapat memastikan bahwa arsip Anda aman dan terlindungi.
SbF3BpB.
  • 8kmzk77pu8.pages.dev/919
  • 8kmzk77pu8.pages.dev/291
  • 8kmzk77pu8.pages.dev/586
  • 8kmzk77pu8.pages.dev/914
  • 8kmzk77pu8.pages.dev/254
  • 8kmzk77pu8.pages.dev/478
  • 8kmzk77pu8.pages.dev/751
  • 8kmzk77pu8.pages.dev/8

    • bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip